Dans un environnement où les outils numériques évoluent sans cesse, les associations et organisations à but non lucratif se retrouvent confrontées à une réalité complexe : jongler avec des outils parfois redondants, sous-utilisés ou coûteux.

Pourtant, prendre un moment pour affiner et améliorer votre écosystème numérique peut transformer votre organisation. Cela permet d’économiser du temps et de précieuses ressources financières, mais aussi de simplifier les parcours de travail, ce qui diminue le stress et les risques de burnout des personnes.

Voici une méthode pratique pour fluidifier vos activités tout en réallouant vos ressources à votre mission principale.

Les défis spécifiques des associations - Pourquoi revoir vos outils numériques ?

Les associations font face à des contraintes uniques :

👥 Ressources limitées : Les équipes sont souvent petites, constituées de permanents et de bénévoles, et les budgets serrés.
🕑 Du temps perdu avec des outils inadaptés : Trop souvent, des outils mal pensés ou non adaptés au parcours des utilisateurs entraînent des pertes de temps importantes. Que ce soit pour rechercher des informations, gérer des données de manière répétitive, ou jongler entre plusieurs plateformes, ces frictions nuisent à l’efficacité globale.
💶 Coûts cachés : Des abonnements inutilisés ou des outils mal adaptés représentent une charge financière évitable.

💡 En affinant vos parcours de travail numériques et en rationalisant vos outils, vous pouvez à la fois simplifier votre organisation, économiser sur vos dépenses et améliorer grandement le quotidien de vos collaborateurs salariés (ou bénévoles).

1. 🔨 Commencer par faire l’inventaire des outils existants

La première étape est d’établir une cartographie claire de vos outils numériques. Cela vous permettra d’avoir une vue d’ensemble et d’identifier les sources d’inefficacité.

Posez-vous ces questions simples :

Quels outils utilisez-vous actuellement ? (CRM, gestion des membres, organisation d’événements, communication interne, stockage, etc.)
À quoi servent-ils ?
Sont-ils encore adaptés à vos besoins ?
Qui les utilise (bénévoles, permanents, externes) ?

💡 Exemples pratiques

Il est fréquent de rencontrer des associations qui ont une ou plusieurs licences Zoom pour la visio, qui bénéficie également de la version gratuite pour les associations de Microsoft Office 365 permettant d’utiliser Teams. Alors qu’en pratique, les membres vont privilégier Google Meet en lien avec leur adresse email personnel ou bien Jitsi par exemple qui est très simple d’utilisation.

2. ⛳ Affiner les parcours utilisateurs pour une meilleure fluidité et gagner du temps

Les outils numériques doivent être au service de vos équipes, et non l’inverse. Fréquemment, des solutions sont imposées sans prendre en compte les habitudes des utilisateurs, ce qui freine leur adoption.

En adoptant des outils mieux adaptés à vos besoins et à vos parcours de travail, vous pouvez réduire drastiquement ces pertes de temps. Cela permet aux équipes – bénévoles ou permanents – de se concentrer sur les tâches qui comptent vraiment.

Comment comprendre les besoins de vos équipes ?

Observez les parcours actuels : Quels outils vos membres et collaborateurs utilisent-ils réellement au quotidien ?
Identifiez les freins : Des outils complexes ou non adaptés aux contextes d’utilisation (smartphone, mobilité, etc.) ralentissent vos équipes.
Simplifiez l’accès : Privilégiez des solutions intuitives ou des formations simples pour renforcer la fluidité.

💡 Exemples pratiques

Une autre association gérait ses échanges avec ses membres depuis une boîte Gmail, ajoutant ou supprimant manuellement les contacts souhaitant s’abonner ou se désabonner. En passant à une solution de newsletter, elle a permis à ses membres de gérer eux-mêmes leurs préférences en toute autonomie.

Résultat : près de 2 heures gagnées chaque semaine par la personne en charge de la communication, désormais libre de se concentrer sur des projets stratégiques.

3. 👛 Adopter des outils adaptés pour réduire les dépenses inutiles

Un audit des coûts liés aux outils numériques peut révéler des dépenses superflues. En éliminant les redondances et en choisissant des solutions adaptées à vos besoins réels, vous pouvez réallouer ces économies à vos activités essentielles.

Questions clés à se poser avant de choisir ou garder un outil :

Quel rôle joue cet outil dans le parcours global de vos activités ?
Permet-il de gagner du temps ou d’améliorer la collaboration ?
Le coût est-il justifié par son utilité ?

4. ⚖️ Trouver un équilibre entre simplicité et spécialisation

Un système numérique efficace repose sur des outils suffisamment puissants pour répondre à vos besoins, mais assez simples pour être adoptés facilement par vos équipes.

Évitez ces deux écueils

Tout faire avec des outils généralistes : Si Excel et les emails peuvent suffire à petite échelle, ils montrent leurs limites pour des activités plus complexes.
Multiplier les outils spécialisés : Trop d’outils entraînent une gestion lourde et des coûts inutiles.

Quand choisir un outil spécifique ?

Pour des tâches répétitives qui consomment beaucoup de temps.
Pour mieux gérer un grand volume de données, comme les contacts ou les donateurs.
Pour offrir une meilleure expérience aux utilisateurs (internes comme externes).

💡 Cas d’usages :

Une association gérant manuellement ses donateurs avec Excel a opté pour un CRM gratuit (comme Brevo ou Mailchimp). Elle a ainsi automatisé ses campagnes de communication et gagné plusieurs heures par semaine.
Une autre dans la même situation a quant à elle choisi de mettre en place le CRM Ohme afin de pouvoir concentrer l'ensemble de la connaissance de ses parties prenantes dans un seul outil.

5. 🌍 Intégrer la durabilité dans les choix numériques

Le petit plus 😉. Les outils numériques ont un impact environnemental souvent sous-estimé (serveur de stockage, infrastructure de transport des données, terminaux et équipements utilisateurs). Améliorer l’écosystème d’outils, c’est aussi réduire son impact écologique.

💡 Astuces pratiques par ordre de priorité

Faire durer ses équipements (et les entretenir pour qu’ils durent !)
Privilégiez des outils mutualisés ou hébergés dans des infrastructures durables.
Sensibilisez les utilisateurs aux bonnes pratiques greenit.

💎 Conclusion – Fluidifier l’organisation et investir dans ce qui compte vraiment

Pour les associations, chaque gain d’efficacité et chaque euro économisé peut être réinvesti dans des actions concrètes pour leurs bénéficiaires. Affiner votre organisation numérique n’est pas un luxe, mais une étape clé pour maximiser votre impact.

En prenant le temps de :

Faire un inventaire de vos outils.
Simplifier vos parcours utilisateurs.
Réduire vos coûts inutiles.
Trouvez un équilibre entre simplicité et spécialisation
Dès que vous le pouvez, adopter des solutions durables.

Vous pourrez fluidifier vos activités et concentrer vos efforts là où ils comptent le plus : votre mission.

🔎 Ressources complémentaires

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🤝 Un accompagnement personnalisé pour votre association

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Jean-Baptiste Aubourg

Responsible Digital Consulting

✉ jbaubourg@responsible-digital-consulting.com

📞 06 10 20 23 86

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